İtiraz ve Şikayetler

Çözüm Belgelendirme, personel belgelendirme faaliyetlerinde tarafsızlık, gizlilik, eşitlik ve şeffaflık ilkelerine uygun hareket eder. İtiraz ve Şikayetler, başvuru sahipleri, adaylar, belgelendirilmiş kişiler ve ilgili taraflar için belgelendirme sürecinin güvenilirliğini destekleyen önemli başvuru yollarıdır.

Başvuru, sınav, değerlendirme, belgelendirme kararı, belge kullanımı, askıya alma, iptal, yeniden belgelendirme veya kuruluş faaliyetleriyle ilgili memnuniyetsizlikler Çözüm Belgelendirme’ye yazılı veya kayıt altına alınabilir iletişim kanallarıyla iletilebilir.

İtiraz Nedir?

İtiraz; başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişinin, belgelendirme sürecinde kendisi hakkında verilen bir kararın yeniden değerlendirilmesini talep etmesidir.

Aşağıdaki konular itiraz kapsamında değerlendirilebilir:

Sınav sonucu, değerlendirme kararı, belgelendirme kararı, belge askıya alma veya iptal kararı, belge kapsamının daraltılması veya genişletilmesi, yeniden belgelendirme kararı.

İtirazlar, belgelendirme kararının veya ilgili sonucun adil, tarafsız ve objektif şekilde yeniden incelenmesini sağlamak amacıyla ele alınır.

Şikayet Nedir?

Şikayet; itirazdan farklı olarak, kişi veya kuruluşların Çözüm Belgelendirme’nin faaliyetleri, hizmetleri, personeli, sınav organizasyonu, iletişim süreçleri veya belgelendirilmiş kişilerin belge kullanımıyla ilgili memnuniyetsizliğini bildirmesidir.

Şikayetler; hizmet kalitesinin artırılması, süreçlerin iyileştirilmesi ve olası uygunsuzlukların giderilmesi amacıyla kayıt altına alınır ve değerlendirilir.

İtiraz ve Şikayetler Nasıl Yapılır?

İtiraz ve şikayet başvuruları aşağıdaki kanallardan biriyle yapılabilir:

Çözüm Belgelendirme’ye şahsen başvuru yapılabilir.
Posta veya kargo yoluyla başvuru gönderilebilir.
E-posta ile başvuru iletilebilir.
Telefon, WhatsApp veya web sitesi üzerinden yapılan bildirimler kayıt altına alınabilir.
İtiraz ve Şikayet Formu kullanılarak yazılı başvuru yapılabilir.

Başvurunun sağlıklı şekilde değerlendirilebilmesi için başvuru sahibinin adı, soyadı, iletişim bilgileri, başvuru konusu, açıklaması ve varsa kanıtlayıcı bilgi veya belgeleri açık şekilde belirtilmelidir.

İtiraz Süresi

Sınav ve sınav sonuçlarına ilişkin itirazlar, sınav sonucunun açıklanmasından itibaren 5 iş günü içinde yapılmalıdır.

Belgenin verilmesi, yenilenmesi, askıya alınması, iptal edilmesi, kapsamının daraltılması veya genişletilmesi gibi belgelendirme kararlarına ilişkin itirazlar, kararın ilgili kişiye bildirilmesinden itibaren 5 iş günü içinde yapılmalıdır.

Süresi içinde yapılmayan itirazlar, itiraz kapsamında değerlendirilmeyebilir. Ancak konu bir şikayet niteliği taşıyorsa ayrıca incelenebilir.

Şikayet Süreci

Şikayetler için belirli bir süre sınırlaması bulunmayabilir. Çözüm Belgelendirme’ye iletilen şikayetler, konusuna göre değerlendirilir ve kayıt altına alınır.

Şikayetin konusu; sınav organizasyonu, personel davranışı, hizmet sunumu, belge kullanımı, iletişim, tarafsızlık, gizlilik veya belgelendirme faaliyetleriyle ilgili olabilir.

Her şikayet, gizlilik ve tarafsızlık ilkelerine uygun şekilde incelenir.

Değerlendirme ve Karar Süreci

Çözüm Belgelendirme’ye ulaşan tüm itiraz ve şikayetler kayıt altına alınır. Başvuru, öncelikle konu, kapsam ve gerekçe yönünden incelenir.

İtiraz veya şikayetin belgelendirme süreciyle ilgili olması halinde, konu belgelendirme faaliyetinden bağımsız ve tarafsız kişiler tarafından değerlendirilir. Gerekli durumlarda İtiraz ve Şikayet Komitesi toplantıya çağrılır.

Değerlendirme sürecinde, itiraz veya şikayete konu faaliyette görev almış kişiler karar sürecinde yer almaz. Böylece kararların bağımsız, tarafsız ve güvenilir şekilde alınması sağlanır.

Sonuçlandırma Süresi

Belgelendirme kararlarına ilişkin itirazlar, başvurunun Çözüm Belgelendirme kayıtlarına girdiği tarihten itibaren en geç 30 iş günü içinde sonuçlandırılır.

Diğer itiraz ve şikayetler ise başvurunun kayda alınmasından itibaren en geç 15 iş günü içinde değerlendirilerek sonuçlandırılır.

Değerlendirme sonucu, başvuru sahibine gerekçesiyle birlikte yazılı olarak bildirilir. Bildirim; posta, e-posta, SMS, WhatsApp veya kayıt altına alınabilir diğer iletişim kanallarıyla yapılabilir.

Gizlilik ve Tarafsızlık

İtiraz ve şikayetler gizlilik esasına göre değerlendirilir. Başvuru sahibine ait kişisel bilgiler, yalnızca başvurunun incelenmesi ve sonuçlandırılması amacıyla kullanılır.

Değerlendirme sürecinde tarafsızlığı zedeleyebilecek herhangi bir çıkar çatışmasına izin verilmez. Karar sürecinde görev alan kişiler, konuya ilişkin bağımsızlık ve gizlilik yükümlülüklerine uygun hareket eder.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler

İtiraz veya şikayet sonucunda bir uygunsuzluk ya da iyileştirme ihtiyacı tespit edilirse, Çözüm Belgelendirme tarafından gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılır.

Bu faaliyetler; tekrar eden sorunların önlenmesi, hizmet kalitesinin artırılması ve belgelendirme süreçlerinin sürekli iyileştirilmesi amacıyla yürütülür.

Başvuru İçin Gerekli Bilgiler

İtiraz veya şikayet başvurularında aşağıdaki bilgilerin yer alması değerlendirme sürecini kolaylaştırır:

Ad ve soyad
T.C. kimlik numarası veya aday numarası
Telefon ve e-posta bilgisi
Başvuru konusu
İtiraz veya şikayetin açıklaması
Varsa ilgili sınav, belge, tarih veya karar bilgisi
Varsa kanıtlayıcı belge, fotoğraf, yazışma veya kayıtlar

Eksik bilgi içeren başvurularda, değerlendirme yapılabilmesi için başvuru sahibinden ek bilgi talep edilebilir.

MYK ve TÜRKAK Başvuru Hakkı

Başvuru sahibi, Çözüm Belgelendirme’ye yaptığı şikayet veya itirazın sonucundan memnun kalmazsa, konuya göre ilgili kurumlara başvuru yapabilir.

Teknik veya akreditasyon kapsamındaki konular için TÜRKAK’a, MYK mevzuatı ve belgelendirme süreçleriyle ilgili konular için Mesleki Yeterlilik Kurumu’na başvuru yapılabilir.

MYK’ya yapılacak başvurular şikayet kapsamında değerlendirilir. MYK’ya itiraz başvurusu yapılamaz.

İtiraz ve Şikayet Formu

İtiraz ve şikayetlerin daha hızlı ve sağlıklı değerlendirilebilmesi için İtiraz ve Şikayet Formu’nun doldurulması önerilir.

Başvurularınızı Çözüm Belgelendirme iletişim kanalları üzerinden iletebilir veya ilgili formu kullanarak yazılı şekilde başvuru yapabilirsiniz.

İletişim

Çözüm Belgelendirme
Adres: Korkutreis Mahallesi Necatibey Caddesi No:18/11 Över Apartmanı, Sıhhiye, Çankaya/ANKARA
Telefon: (0312) 433 0 397
WhatsApp: 0552 563 0397
E-posta: info@cozumbelgelendirme.com.tr